Căn cứ Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định 03 điều kiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử như sau:
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Theo đó, cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận yêu cầu cấp lại giấy khai sinh đối với trường hợp người yêu cầu đăng ký lại còn sống ở thời điểm tiếp nhận hồ sơ, mà không cấp lại giấy khai sinh cho người đã chết.
Trường hợp người để lại di sản đã mất và giấy khai sinh bản gốc đã thất lạc, người đại diện theo pháp luật của người đã chết (được xác định là người thừa kế theo pháp luật) sẽ được quyền yêu cầu cơ quan quản lý hộ tịch cấp bản sao trích lục giấy khai sinh của người đã chết (nội dung tại Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
Xét về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thự được quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính.
